Forum Pustakawan (FP) UGM selalu mengusahakan pengiriman duta untuk mengikuti kegiatan kepustakawaan, baik di DIY atau di luar DIY. Beberapa ketentuan untuk menjadi duta FP adalah sebagai berikut:
- pemerataan
- kesesuaian minat kepustakawanan
- duta membawa nama pustakawan UGM
- duta harus membuat laporan tentang substansi acara, serta hal yang dapat dijadikan pembelajaran bagi pustakawan UGM (minimal 500 kata), tulisan ini akan diposting di blog FP UGM
- FP akan menanggung biaya pendaftaran, adapun untuk biaya transportasi dengan ketentuan:
- Kategori dalam UGM
- Kategori luar UGM namun masih wilayah Jogjakarta
- Katerori wilayah di luar Jogja
- Kategori khusus, dengan pertimbangan tertentu