Acara dimulai pukul 09.00 WIB. Dimulai dengan selamat datang, doa dan pembukaan oleh pembawa acara. Acara dilanjutkan sambutan oleh Kepala Perpustakaan UGM, Dra. Nawang Purwanti, MLIS. Beliau menyampaikan terimakasih atas kehadiran peserta, dan berharap kegiatan forum dapat membawa manfaat pada kepustakawanan. Beliau juga menyampaikan terimakasih pada para pemantik diskusi.
Sambutan berikutnya, oleh Ketua Forum Pustakawan UGM 2015-2018. Ucapan terimakasih sekaligus permohonan dukungan dilontarkannya. FP tidak akan dapat berjalan tanpa dukungan anggota. Usulan dan keikutsertaan anggota menjadi kunci keberlangsungan forum.
Acara dilanjutkan dengan acara inti yang dipandu moderator, Purwoko. Purwoko mengawali dengan bertanya pada hadirin dari unsur mahasiswa tentang pandangan pada pustakawan dan perpustakaan. Dari dua peserta dari mahasiswa, menganggap perpustakaan UGM sudah nyaman dan membantu kebutuhan. Namun demikian, mahasiswa ketiga memiliki pengalaman menarik pada perpustakaan terkait komunitas. Perpusakaan yang memiliki komunitas yang mendukung pengembangan diri pemustaka sangat diharapkan.
Pemantik diskusi pertama, Agni Saha dari Pertanian UGM membuka sesi utama. Ada keidentikan perpustakaan dengan buku, jurnal, wifi dan juga tidur. Agni berharap perpusatkaan dapat mengkombinasikan wifi dan segala fasilitasnya + buku untuk memunculkan ide-ide baru. Mengelola perpustakaan bukan sekedar tempat pinjam dan kembali buku, namun juga memfasilitasi mahasiswa untuk berdiskusi dan berkolaborasi dalam bentuk komunitas atau displai karya, juga diharapkannya.
Kedua, disampaikan oleh Muhamad Kamal, Ph.D., dosen fakultas Geografi UGM yang menyelesaikan S2 dan doktoralnya di University of Quensland Australia. Pengalaman menarik di UQ, ada seorang pustakawan yang dianggap “dewa” yang dapat dijadikan tempat bertanya berbagai hal terkait akademik informasi. Misalnya, ketika ingin riset sebuah topik, apa saja yang harus dijalankan, buku apa yang dapat dibaca. Bahkan bagaimana pola hubungan antara mahasiswa dan dosen pembimbing (promotor), juga dapat ditanyakan. Pustakawan benar-benar membantu dalam proses akademik. Mereka juga pandai dalam pencarian informasi, dan jadi benteng terakhir jika tidak dapat menemukan informasi. Berbagai skill yang dianggap sederhana, membuat presentasi misalnya, juga dapat dijadikan layanan perpustakaan.
Berikutnya, Arif Surachman dari manajemen Perpustakaan UGM. Beliau mengidealkan perpustakaan UGM sebagai smart library yang menuntut kolaborasi berbagai pihak. Pustakawan yang mumpuni kemampuannya, plus dukungan dari dosen, mahasiswa dan staf lainnya. Potensi pasar perpustakaan UGM, sesungguhnya sangat besar. Limapulih ribuan mahasiswa, plus dosen dan staf tentunya menjadi fenomena menarik tersendiri jika disasar oleh perpustakaan.
Terakhir, Anastasia Tri Susiati dari FPPTI DIY. Beliau menutup sesi pemantik ini dengan gambaran berbagai hal yang dapat dilaksanakan di perpustakaan. Susi, membuka slide dengan kutipan menggunggah. Pengguna perpustakaan selalu mencari hal baru di perpustakaan. Hal baru inilah yang menarik bagi mereka. Maka kuncinya, buatlah hal baru di perpustakaan. Susi juga menyampaikan pengalamannya ketika melayani mahasiswa yang akan mengirim artikel ke jurnal internasional yang mensyaratkan Latex sebagai tools untuk menulisnya. Mereka lari ke perpustakaan dan berharap perpusakaan dapat menyelesaikan masalah mereka. Inti dari hal ini adalah kompetensi, dan pengalaman yang diperoleh dari membaca dan praktik. Jika pustakawan tidak tahu cara mengetahui apa itu Latex, pasti dia akan mengatakan “saya tidak bisa membantu”. Namun masalah tidak akan selesai. Pustakawan dituntun meningkatkan kompetensi.
Pada sesi diskusi, terdapat tiga penanya. Terkait perpustakaan digital, terkait layanan 24/7 dan terkait penyebaran jurnal. Menurut Kamal, perpustakaan digital bukan sekedar perpustakaan yang mengelola koleksi digital, namun koleksi digital yang dapat diperoleh oleh pemustaka dari berbagai cara. Cara inilah yang dapat dilayankan oleh perpustakaan.
Tentang 24/7, semua klop. Bahwa layanan ini bisa dimaknai dengan ruang. Namun di UGM ada ketentuan jam malam dengan berbagai pertimbangan, sehingga harus ada penyesuaian. Akses yang dapat dilakukan 24/7 juga dapat dimaknai sebagai layanan perpustakaan yang 24/7.
Terkait akses koleksi yang dilanggan, Arif Surachman menyampaikan bahwa ada 10% pemustaka yang belum tahu perpustakaan melanggan database. Hal ini memerlukan sinergi dari berbagai pihak agar semua pihak mengetahui dan mengaksesnya.
Berbagai perubahan di perpustakaan, tentunya akan meninggalkan ruang-ruang baru agar para penerus pengelola perpustakaan dapat membuat hal baru sebagai bentuk layanan perpustakaan. Mulai dari hal kecil: mempelajari cara mencari informasi, menggunakan berbagai perangkat lunak, kemudian mendampingi pemustaka untuk dapat menggunakannya. Untuk menarik pemustaka datang ke perpusakaan dan menggunakan layanan baru, dapat dilakukan dengan pendekatan pada dosen yang dirasa peduli pada perpustakaan, minta mahasiswanya datang ke perpustakaan untuk diberikan berbagai training. Jika hal ini berkelanjutan, maka bola salju kegiatan ini akan semakin besar.
Beberapa point ringkasan kegiatan ini:
- kompetensi dan komunikasi adalah kunci dalam pengembangan perpustakaan
- kegiatan perpustakaan bukan hanya pinjam dan kembali buku
- kerjasama dapat dilakukan dengan dosen, mahasiswa, staf lain serta pihak eksternal
- pendekatan pada dosen yang peduli perpustakaan perlu dilakukan. dosen tersebut akan berpengaruh pada mahasiswanya
- layanan perpustakaan dapat dipilah untuk memudahkan pemustaka. misal: layanan untuk mahasiswa, peneliti dan dosen
- selain koleksi perpustakaan, ada juga personal library mahasiswa. bagaimana mengelolanya?
- mahasiswa ingin sesuatu yang baru, pada layanan perpustakaan
- berbagai pelatihan yang dapat dilakukan di perpustakaan, bisa dimulai dari yang paling sederhana. Misalnya mengoperasikan aplikasi pengolah kata yang baik dan benar. Contoh lainnya:
- menghindari plagiat
- menggunakan google dan google scholar
- copyright
- presentasi
- citation software
- data management
- time management
- research integrity
Kegiatan di atas dapat dilakukan dengan cara mandiri, dengan didahului peningkatan kompetensi pustakawan, atau dengan kolaborasi. Pada level perpustakaan UGM, dapat dimulai dari pemetaan perpustakaan di fakultas, pemetaan SDM perpustakaan di masing-masing fakultas, kemudian memetakan SDM yang bertanggungjawab pada kegiatan-kegiatan non tradisional di atas.