Diskusi Evaluasi e-Resources
Rabu, 8 Juni 2016, Ruang Seminar Perpustakaan UGM Gedung L1 Lt 2
Diskusi Evaluasi e-Resources kali ini adalah kegiatan sharing pengetahuan dengan Arif Surachman, atas keikutsertaan beliau pada workshop AUNILO ( Asean University Network Inter Library Online) pada tanggal 26-27 Mei 2016 di Brunei Darussalam.
Diskusi dengan peserta pustakawan dan tenaga perpustakaan UGM ini diawali dengan sambutan Kepala perpustakaan UGM, Dra. Nawang Purwanti, M.Lib.
Dalam sambutannya selain mengucapkan terima kasih atas kehadiran peserta Kepala Perpustakaan menyampaikan, ada penurunan dana untuk berlangganan e-Resources untuk itu perlu dan penting dilakukan langkah-langkah strategis dan evaluasi terhadap e-Resources yang telah dilanggan.
Secara garis besar sharing Arif Surachman antara lain meliputi : trend, isu strategis dan tantangan, e-collection development, e-resources evaluation and assesment, usage analysis of e-resources dan beberapa catatan akhir.
Trend dan Isu Strategis
Perkembangan terkini, perpustakaan dihadapkan pada kondisi masyarakat yang sangat melek dengan teknologi yaitu masyarakat muda yang terbiasa dengan online dan masyarakat ini menjadi pengguna terbesar perpustakaan.
Untuk menhadang kondisi ini perpustakaan perlu melakukan langkah-langkah strategis, seperti : delivery of contens/services, mengikuti teknologi baru untuk menjangkau pengguna digital, teknologi mobile untuk perpustakaan (library apps, mobile apps, discovery service), pengadaan e-resources menjadi pertimbangan penting, e-resources management menjadi critical issues → evaluation & assesment, dan content licensing menjadi perhatian bersama.
Permasalahan, Tantangan Dan Harapan
Dalam membangun koleksi e-resources dihadapkan pada beberapa permasalahan-permasalahan, antara lain: ketiadaan support atau dukungan → finansial, teknologi, SDM, apakah itu semua yang diperlukan oleh Pengguna kita? → perlu assessment & survey, bagaimana dengan penghitungan investasinya? dari mana kita bisa menilai bahwa apa yang dikeluarkan senilai dengan dampak yang dihasilkan?, sudahkan perpustakaan kita mempunyai strategi untuk menghadapinya?, bagaimana kita mengumpulkan dukungan dari stakeholders?, bagaimana reaksi pengguna terhadap layanan baru kita? → perlu survey?, bagaimana kita mengukur kesuksesan? ke depan seperti apa?.
Arif Surachman juga menyampaikan beberapa hal yang menjadi tantangan bagi perpustakaan dalam membangun e-resources, yaitu : pertumbuhan koleksi elektronik, peningkatan biaya, berat untuk menentukan pembelian / perpanjangan, pertanggungjawaban/akuntabilitas, additional manpower required in ER management, changing users information seeking behavior and research needs, changing user’s expectation in accessibility of resources?
Selain permasalahan dan tantangan yang dihadapi perpustakaan, Arif Surachman menyampaikan harapan-harapan apa saja yang mungkin dapat diambil dengan terbangunnya koleksi e-resources, yaitu : online access on and off campus, unlimited number of concurrents users, no downloading restrictions, no annual price increase, free/open access, access permitted for alumni, UI customization, apps/mobile friendly design, everything discoverable in google/scholar, all the resources in the world.
e-Collection Development
Ada beberapa pertanyaan awal yang dapat dijadikan pedoman dalam membangun sebuah koleksi, antara lain :
- Who are the primary users of the collection?
- Who are other stakeholders, such as area business and education leaders who may not be part of the eligible service population?
- What changes may have occurred in the service area that could impact the existing collection – age, ethnicity, etc.?
- What might be unique aspects or special strengths of the existing collection?
- What areas need to be refreshed?
- What are immediate needs?
- What changes in information formats and delivery might affect the existing collection?
Dalam membangun sebuah koleksi penting dan perlu dibentuk sebuah komite perpustakaan (Collection Development Policy = CDP). CDP harus merupakan bagian dari strategi perpustakaan yang tujuannya untuk memastikan akses koleksi yang memadai dalam kualitas, mendalam, dan mendukung penelitian terkini dan merupakan bagian dari tanggung jawab perpustakaan kepada stakeholders.
e-Resources Evaluation and Assesment
Secara garis besar proses evaluasi dan penilaian koleksi meliputi : Identify the Stakeholders, Establish Clear Roles Lines, Process Time Line, Information Gathering, User Feedback Form, Selection / Evaluation Criteria, dan Approval.
Usage Analysis of e-Resources
Ada tiga point penting dalam analisis penggunaan e-Resources yaitu : why use statistics / usage analysis, who should look at usage statistics, dan usage analysis process. Didalam proses analisis e-Resources dilakukan langkah-langkah : select, compile, benefits, using counter, journal report-counter, database-counter, book report-counter, best practice dan usage statistics.
Catatan Akhir
- Collection Development Policy (CDP) merupakan sesuatu yang harus ada di Perpustakaan, tanpa CDP maka ibaratnya sebuah bisnis yang tanpa rencana bisnis. Sehingga dapat dikatakan bahwa Perpustakaan yang tidak mempunyai CDP maka tidak mempunyai perencanaan pengelolaan perpustakaan yang ideal.
- Pengembangan koleksi atau sumber daya elektronik di perpustakaan menjadi hal yang penting dan mendesak di perpustakaan terutama perguruan tinggi. Hal ini dikarenakan perkembangan teknologi digital mau tidak mau menuntut perpustakaan untuk mengikutinya.
- Pengembangan E-Resources selalu membutuhkan investasi yang tidak sedikit, sehingga setiap perpustakaan juga harus dapat melakukan perhitungan terhadap investasi yang telah dilakukan dari pembelian atau penyediaan koleksi e-resources.
- Strategi pemasaran menjadi kunci yang penting untuk mendukung pemanfaatan koleksi e-resources sehingga investasi yang dilakukan oleh perpustakaan dan institusi tidak sia-sia. Hal ini dapat dilakukan dengan berbagai macam kegiatan yang melibatkan stakeholders dan juga pengelola perpustakaan.
- Perpustakaan harus melibatkan banyak pihak termasuk stakeholders dalam menentukan pengembangan e-resources terutama dalam melakukan assesment dan evaluasi terhadap e-resources yang sudah dan akan dilanggan.
- Alokasi anggaran dan birokrasi sering kali menjadi faktor yang menghambat proses untuk mengembangkan koleksi e-resources, untuk itu kemampuan negosiasi pengelola perpustakaan juga sangat dibutuhkan.
- Perpustakaan harus dapat melakukan analisis terhadap kebermanfaatan koleksi dengan menggunakan berbagai sumber data yang dimiliki.
- Perpustakaan harus menciptakan kontrol internal dan eksternal sehingga pelaksanaan pengembangan e-resources menjadi efektif dan efisien dan terutama memenuhi kebutuhan pemustaka.
- Saat ini ada perubahan paradigma dalam pengembangan koleksi dari collections centred menjadi ke user centred.
- Perpustakaan yang baik harus selalu melakukan evaluasi dan assesment terhadap koleksi e-resources yang dimiliki dan akan dilanggan.
- Hubungan dengan semua pihak termasuk dengan vendors juga perlu dilakukan agar sama-sama saling menguntungkan. Harus ada hubungan equal antara pengelola perpustakaan dan berbagai pihak.
- Pengembangan e-resources perlu mekanisme yang jelas dari top level management hingga ke pelaksana paling bawah, sehingga setiap kewenangan yang dilakukan dapat dipertanggungjawabkan secara baik.
Respon Peserta
- Purwani Istiana
- Keinginan melihat dampak e-resources dan bandwith terhadap produktivitas dosen dan mahasiswa, misal jurnal terindeks scopus dll
- Perlu menggunakan penelitian terhadap karya-karya dosen yang melihat penggunaan e-resources dalam tahun-tahun tertentu
- Mina Nurrohmah dari Universitas Mercubuana
- Mengapreasi acara ini
- Di UMB e-resources dikelola LPPM
- Maryono
- Menurut Dr. Kuat Triono pada seminar multitasking librarian beberapa waktu yang lalu, 50 % dosen harus membeli e-resources yang diperlukan, artinya belum memenuhi kebutuhan secara keseluruhan
- Perlu adanya sosialisasi dan strategi penelusuran
- Perlu adanya evaluasi proses pengadaan
- CDP perlua ada dan perlu adanya kajian kinerja riset (bibliometric) selain assesment e-resources
- Statistik keterpakaian e-resources bisa dishare saja dan bisa di analisis oleh pustakawan.
Materi lengkap dapat diunduh https://pustakawan.lib.ugm.ac.id/download/